Consultancy bij waterschap Reest & Wieden
De situatie bij Waterschap Reest & Wieden
De directie van Waterschap Reest & Wieden heeft de ambitie om meer resultaatgericht en omgevingsbewust te werken. Zij wilde een strategienota opstellen die voor alle medewerkers in de organisatie helder en inspirerend is en door hen gedragen wordt. Aan Markanta heeft de directie gevraagd dit proces te begeleiden.Zoals bij vele overheden was de strategienota bij Reest & Wieden met name een document dat op directie- en bestuursniveau een rol speelde. Voor de rest van de organisatie leefde het document onvoldoende.
Het proces van richting kiezen
In eerste instantie is een workshop georganiseerd om met de directie en de afdelingshoofden de betekenis van de strategienota te bespreken en de rol die de betrokkenen hierin wilden spelen. Hieruit kwam duidelijk naar voren dat alle betrokkenen veel belang hechten aan de participatie tijdens het proces. Vervolgens is de groep aan de slag gegaan met de zoektocht om helder te krijgen wat het waterschap over enkele jaren wil bereiken (de primaire doelstellingen) en wat dit van de organisatie vraagt (de secundaire doelstellingen).Voor diverse betrokkenen was het formuleren van een strategienota geen dagelijkse bezigheid. Daarnaast had de groep weinig ervaring om in deze samenstelling (13 leden) tot beleid te komen. Daarom is ervoor gekozen om de workshops te laten bestaan uit de combinatie van aansprekende korte spelopdrachten en het uitvoeren van groepsopdrachten. In de praktijk bleek dit een goede mix te zijn. In een ontspannen sfeer waarbij de deelnemers veiligheid en vertrouwen hebben ervaren werden de bouwstenen uitgewerkt voor de strategienota. Er was ruimte voor zowel inhoud als emotie.
De uitkomsten van de workshops zijn gedurende het proces voortdurend door de afdelingshoofden besproken met de medewerkers en aan hen om terugkoppeling gevraagd. Tenslotte zijn twee grote bijeenkomsten georganiseerd om met alle medewerkers het eindresultaat te bespreken. Hierbij voerden naast de directie ook de afdelingshoofden het woord.
Eindresultaat
Het eindresultaat van het proces is een concreet document ‘Fijn slijpen’ dat aan alle medewerkers is uitgereikt. ‘We zien door het bomen het bos weer’ was een veel gehoorde opmerking. Het document nodigde ook direct uit tot actie. In een vervolgsessie zijn vier strategische thema’s benoemd die door de organisatie verder werden uitgewerkt.Het tweede resultaat heeft betrekking op de medewerkers. Zij zijn gestimuleerd om meer resultaatgericht te denken. Vanuit het gewenste eindresultaat terug ‘rekenen’ naar de huidige situatie om te bepalen welke acties uitgevoerd moeten worden. Tenslotte zijn de leden van de directie en de afdelingshoofden dichter naar elkaar toe gegroeid. Zij hebben de ambitie om gezamenlijk vanuit eigenaarschap de resultaten te gaan behalen zoals verwoord is in de strategienota.
Conclusie van de algemeen directeur klaas schuttinga:
We hebben een strategienota waar we trots op zijn. Een nota die we willen waarmaken. Tijdens het proces leek het om de inhoud te gaan maar de praktijk heeft aangetoond dat het om het proces ging! De begeleiding van het proces door Markanta heeft heel goed gefunctioneerd. Ruimte gegeven aan de betrokkenen, soms terug genomen, het liep op een natuurlijke wijze, de groep is gegroeid (vertrouwen). Er is een collectieve verantwoordelijkheid ontstaan.Interim management bij de gemeente Barneveld
De situatie bij Gemeente Barneveld
Het afdelingshoofd Milieu van de gemeente Barneveld zag de productiviteit van het team Handhaving achterblijven bij zijn verwachtingen. Hij heeft aan Markanta gevraagd om zorg te dragen voor de dagelijkse leiding van het team en daarnaast een veranderingsproces door te voeren.Diverse afdelingen van de gemeente hadden met succes een Lean-traject doorlopen. Bedrijfsprocessen waren schematisch in kaart gebracht en op een efficiënte wijze opnieuw ingedeeld. Bij het team Handhaving bleek het traject niet aan te slaan, raakte het team verstrikt in discussies en bleven de resultaten uit.
Het proces van richting kiezen
Het team startte met het formuleren van de missie. Waarom doe je eigenlijk dit werk? Wat is de zin van alle inspanningen? In eerste instantie kwamen argumenten op tafel die vooral functioneel waren. Pas in latere instantie kwam het maatschappelijk belang aan de orde. Tenslotte was de conclusie dat het team een belangrijke bijdrage wilde leveren aan het in stand houden van een goed en veilig leefklimaat voor de inwoners binnen de gemeente Barneveld. Dit had betekenis voor de medewerkers.
Vervolgens ging het team verder met het verhelderen van het beleid. In kleine groepen hebben de medewerkers hun gedachten van het huidige en gewenste beleid op een rijtje gezet. Er werden duidelijke doelstellingen geformuleerd. De medewerkers kwamen gezamenlijk tot de conclusie dat de productiviteit verviervoudigd moest worden om het gewenste niveau van toezicht te bereiken. Dat was schrikken want kunnen we dat wel? Leidt dit niet tot overbelasting van medewerkers? Is er wel oog voor de kwaliteit als de kwantitatieve resultaten extra aandacht krijgen? Is er nog wel ruimte om met de collega’s een plezierige werksfeer te hebben? Het team besloot unaniem om de ambitieuze doelstelling verder uit te werken. Aspecten die betrekking hadden op de organisatie, communicatie en cultuur werden besproken om uiteindelijk te komen tot een integraal verbeterplan (op A3 formaat). Er was ruimte voor zowel inhoud als emotie.
In het verbeterplan waren diverse acties opgenomen die om nadere uitwerking vroegen. In kleine werkgroepen van 3-4 medewerkers werden voorstellen gemaakt die vervolgens door het team bekrachtigd werden. Elke keer als een activiteit was uitgewerkt werd deze vanaf dat moment in de praktijk gebracht door de teamleden. Maandelijks werd de voortgang van het verbeterplan bijgehouden en onder de teamleden verspreid.
Het eindresultaat
